Când au început firmele să strângă date despre experiența angajaților la locul de muncă, a apărut o regulă: Departamentul de Resurse Umane trebuia să creeze sondaje sau studii de lungă durată, să le trimită tuturor angajaților, să analizeze răspunsurile și să transmită rezultatele managerilor. Însă, acest ciclu ținea până anul următor, atunci alt proces începea să se desfășoare și experții în Resurse Umane o luau de la capăt.
Așa că angajatorii au început să-și dea seama că această abordare nu este suficientă pentru a monitoriza implicarea angajaților. Astăzi, firmele care au cel mai mare succes se caracterizează prin agilitate și flexibilitate, deci sunt capabile să se adapteze la schimbare, ținând cont de feedback-ul angajaților.
Spre exemplu, măsuri precum crearea unei noi linii de producție, care să răspundă mai bine cerințelor clienților, aducerea unui nou CEO, cunoscut pentru leadership inovativ sau modificarea structurii unui departament, pentru a eficientiza fluxul de lucru se pot face tot timpul anului, într-o organizație cu simț practic.
Dacă, însă, efectuați, pentru a afla implicarea angajaților, un sondaj anual, acesta nu vă va ajuta să rezolvați problemele în timp real. Până când veți obține feedback-ul angajaților, prin intermediul sondajului anual, este posibil ca noua linie de producție să nu mai funcționeze, CEO-ul poate s-a axat pe un program de beneficii care nu este apreciat, iar noua structura a departamentului, despre care scriam mai sus, poate are, deja, efectul opus față de cel dorit, pentru că a îngreunat fluxul de lucru al angajaților.
Este posibil ca cei mai talentați angajați să fi plecat deja, să fie mulțumiți într-o organizație care este mai atentă la nevoile lor. Cu atâtea schimbări, liderii au început să își dea seama că nu pot aștepta un an de zile sau, chiar, doi, pentru a avea feedback-ul angajaților.
“Sondajul privind pulsului angajaților” abordează exact această problemă. Acest tip de sondaj este conceput pentru a fi ușor de completat: doar 2-5 întrebări, care iau doar un minut din timpul angajaților și adună date despre câteva situații de interes specifice. Cu astfel de sondaje, rapide și foarte ușor de completat, liderii ar putea primi feedback-ul angajaților în fiecare zi, dacă ar dori asta.
Dar a putea obține feedback zilnic, nu înseamnă că este și necesar. De ce? Mulți angajatori cunosc, deja, o altă situație generată de completarea sondajelor, oboseala dată de sondaje. Mai exact, rata de participare la sondaj scade, cu cât sondajele sunt mai frecvente, astfel mai puține persoane își exprimă părerile, iar datele ajung să fie neconcludente.
Așadar, auzim des întrebarea: “Cât de des ar trebui să le ceri feedback angajaților? Care este momentul potrivit?” Răspunsul , așa cum, probabil, ghicici, depinde de mai mulți factori.
Dar de ce depinde mai exact? Iată trei lucruri de care trebuie să ții cont:
Evenimentele importante ale companiei
Sondajele de puls, scurte, sunt deosebit de utile atunci cand sunt în strânsă legătură cu evenimentele mari sau cu modificările din cadrul companiei.
Poate a existat o fiziune recentă care a afectat drastic brand-ul companiei? Poate că un nou lider a intervenit și a anunțat schimbări drastice în modul în care vor fi alocate resursele în întreaga companie.
Oricare ar fi evenimentul, dacă este o schimbare majoră în cadrul organizației, sunt șanse ca angajații să aibă opinii despre aceasta. Dacă obțineți mai devreme viziunea de ansamblu despre modul în care angajații văd aceste schimbări, înainte ca lucrurile să iasă de sub control, veți putea să întoraceți mișcarea în favoarea companiei și să gestionați schimbarea în mod eficient. Odată ce folosiți sondajul de puls în legătură cu evenimentele corporative majore, veți atrage atenția angajaților recunoscând indirect că schimbările îi pot afecta, însă le arătați și că vă pasă suficient de mult, pentru a ține cont de opiniile lor.
Capacitatea de acțiune
Totuși, doar a lua la cunoștință care sunt opiniile angajaților, nu este suficient! Înainte de a petrece mult timp dezvoltând, integrând sondajele privind pulsul angajaților, trebuie să evaluați corect capacitatea organizației de a acționa ținând cont de nemulțumirile angajaților și să luați în considerarea că sondajul reprezintă o oportunitate prin care sunteți lămuriți de cum stau lucrurile în companie.
Oboseala dată de completarea sondajelor nu este cauzată doar de faptul că întrebările din sondaje sunt formulate greoi, pentru că o întrebare sau două nu ar trebui să constitutie o sarcină grea. Însă oboseala aceasta este generată de nemulțumirile pe care le au angajații. Aceștia ajung să își pună întrebări de genul: ”Ce rost are acest sondaj? Voi petrece cinci minute din timpul meu încercând să mă fac auzit – încă o dată – iar șefii nici măcar nu vor analiza ce trebuie să facă?”.
Trebuie să rețineți că, pentru a nu genera oboseală în rândul angajaților din cauza completării sondajelor, cel mai bine este să decideți că organizația va cerceta punctul de vedere al angajaților, doar dacă aveți mijloacele necesare pentru a lua măsuri ținând cont de feedback-ul lor. Nu uitați, să le explicați modul în care datele generate de sondaj vor contribui la procesul decizional!
Rareori o măsură se potrivește tuturor
În loc să se concentreze pe cât de dese sunt sondajele, liderii ar trebui să ia în considerare diversitatea. Cel mai probabil, folosirea unui singur tip de sondaj, nu vă va oferi cunostințele de care aveți nevoie, pentru a îmbunătății implicarea angajaților. Un sondaj obișnuit prin care se încearcă să se afle experința angajaților în fiecare an sau o dată la doi ani, în combinație cu sondaje de puls mai scurte de-a lungul anului (concepute pentru a obține feedback despre schimbările organizaționale majore, pentru a monitoriza cât de bine funcționează o investiție sau pentru a rezolva o problema comună a angajaților) este probabil cel mai bun pariu pentru a păstra și a implica în mersul companiei cei mai dedicați angajați.
În concluzie
“Cât de des ar trebui să le cerem feedback angajaților?” este, în realitate, o întrebare greșită. În schimb, ar trebui să urmăriți cu atenție schimările majore din cadrul organizației și să evaluați în ce măsură dispuneți de resursele necesare pentru a implementa o schimbare pe baza feedback-ului angajaților.