Sondajele vor ajuta conducerea firmei să țină o evidență a implicării angajaților din întreaga organizație. Cu toate acestea, având în vedere toate resursele și efortul depuse pentru efectuarea sondajelor pentru angajați, obținerea unor rate de răspuns scăzute vor duce la concluzia că reprezintă o chetuială și un efort inutil. Dacă doar o parte din angajați au completat sondajele, atunci și eșantioanele de date devin nesemnificative, astfel concluziile sondajului nu vor putea fi precise.
Poate fi destul de dificil pentru orice companie să convingă un angajat să completeze un sondaj. Principala greșeală pe care o fac organizațiile moderne în privința sondajele pentru angajați este aceea că pun toată responsabilitatea realizării acestora pe umerii departamentului de Resurse Umane.
Aceasta este o concepție greșită, sondajele angajaților (și obiectivele pe care trebuie să le atingă pentru organizație) ar trebui să implice o colaborare între ceilalți manageri din companie și directorii de Resurse Umane.
Mai mult, pe măsură ce angajații se obișnuiesc cu sondajele, nu vor mai fi la fel de interesați de încercarea angajatorului de a-i determina să își facă vocea auzită. Mulți angajați sunt sceptici față de relevanța și eficacitatea sondajelor realizate de companie pentru a afla pulsul echipei.
Când le ceri angajaților “să își împărtășească gândurile” prin completarea unui sondaj, există întrebări care (în mod justificat) le trec prin minte:
- Când mi s-a cerut să completez ultima dată un astfel de chestionar?
- Ce s-a schimbat și/sau am obținut în urma colectării de către companie a datelor de la ultimul sondaj?
- Am de ce să răspund la acest sondaj, timpul și efortul meu vor fi răsplătite?
Iată 5 sfaturi despre cum poți depăși problema ratelor scăzute de răspuns la sondajele pentru angajați.
Evidențiază scopul sondajului
Asigură-te că explici angajaților scopul sondajului, valoarea pe care o are opinia lor și ce ar avea de câștigat dacă vor completa până la capăt sondajul. De exemplu, ar putea ajuta conducerea să-și îmbunătățească experiența de lucru sau să obțină oportunitatea de a influența următorul pas pe care îl va face compania.
Când angajații știu exact ce impact va avea sondajul asupra lor există probabilitatea să îl completeze până la capăt. Dacă organizația a mai realizat sondaje pentru angajați, ar trebuie indicate rezultatele pozitive ale ultimului sondaj pentru a-i motiva pe angajați să participe din nou.
Evită ca sondajul să fie obositor pentru angajați
Aici ne referim la fenomenul prin care respondentul nu reușește să termine sondajul din cauză că este prea lung sau pentru că ajunge să ofere răspunsuri mai puțin calitative pe măsură ce completează chestionarul.
Asigură-te că întrebările din sondaj sunt ușor de înțeles și că sondajul nu necesită prea mult timp pentru a colecta suficiente date, fără a irita angajații. Dacă îți dai seama că ai prea multe întrebări și nu poți renunța la ele, mai bine le împărți în mai multe sondaje și le ceri angajaților să răspundă la ele într-un interval de timp.
De asemenea, este bine să nu ai mai mult de 2-3 întrebări deschise, pentru acestea angajatul trebuie să își ia o pauză, are nevoie să se gândească mai profund și să răspundă fâcând o introspecție sinceră.
Așadar, acest fel de întrebări sunt un instrument excelent, pentru a afla sentimentele angajaților. Ele contribuie și la influențarea ratei de răspuns, vor contribui, deci la scăderea ratei de răspuns, pentru că multe dintre ele vor fi epuizante și vor consuma din timpul angajatului. Astfel, acesta va ajunge să își piardă interesul pentru restul sondajului.
Asigură-te că sondajul este 100% anonim
Lipsa anonimatului (sau faptul că angajatul nu înțelege că sondajul este anonim) este unul dintre cei mai importanți factori care duc la scăderea ratei de răspuns, iar rezultatul sondajul va fi inexact. Este imposibil să aduni date adevărate, certe și semnificative, dacă repondenții nu se simt confortabil să-și împărtășească onest opiniile, fără să-și facă griji cu privire la ce va urma sau că ar putea chiar să fie sancționați de companie.
Pune-te în locul angajaților
Înainte de a trimite sondajul, pune-te în locul angajaților. Trebuie să îți imaginezi că ai primit sondajul și îți pui următoarele întrebări:
- La ce parte din sondaj ți-ai pierde cel mai probabil interesul?
- De ce ai nevoie pentru a te motiva să continui și să termini sondajul?
- Se poate schimba ordinea întrebărilor, pentru ca sondajul să îți capteze atenția?
- Ce îți place din sondaj și cum poți evidenția acest lucru?
- Care este cel mai bun moment, dar și loc pentru completarea sondajului?
Un alt lucru la fel de important este să recunoști efortul angajaților și să respecți timpul pe care îl alocă completării sondajului, trebuie doar să le trimiți un mesaj scurt, dar sincer. De exemplu, la finalul sondajului nu uita să scrii “mulțumesc”. Angajații trebuie să înțeleagă că le ești recunoscător pentru fiecare răspuns sincer, pentru că își împărtășesc ideile, nemulțumirile, gândurile.
Ce decizie se va lua în urma sondajului?
Unul dintre factorii majori din spatele scăderi ratelor de răspuns ale sondajelor pentru angajați este că aceștia simt că eforturile lor sunt inutile, completarea sondajelor nu are nicio urmare, pentru că cei din conducere nu iau nicio decizie în urma rezultatelor sondajelor.
Impactul pe care îl are sondajul asupra organizației, prin deciziile luate de conducere, creează o cultură a feedback-ului angajaților, necesară organizațiilor.
Distribuie repede rezultatele sondajul
Nu trebuie să aștepți prea mult pentru a anunța rezultalete sondajului – așa cum le ceri angajaților să răspundă de urgență sondajului, aceasta este tot o urgență de care trebuie să ții cont atunci când distribui rezultatele. Nu lăsa să treacă mai mult de 2-4 săptămâni, angajații trebuie să afle rezultatele, atunci când în mintea lor, sondajul este încă proaspăt.
Evidențiază rezultatele pozitive
În general, tindem să ne concentrăm mai mult asupra părților negative. Cu toate acestea, este crucial să evidențiem rezultatele pozitive ale sondajului, astfel încât angajații să aibă ceva pentru care să fie mândri de organizația lor și să nu le fie teamă de sondaje asociindu-le inconștient cu negativitatea.
Cultivă feedback-ul angajaților
După ce ai făcut toate modificările, pe care doreai să le implementezi ca urmare a rezultatelor sondajului, anunță angajații și cere feedback.
Reține că pentru realizarea sondajelor este important să creezi și să promovezi dialogul dintre angajați și conducere.
Concluzie
Angajații sunt cel mai important activ dintr-o companie. Acesta este motivul pentru care este important să se obișnuiască cu sondajele, pentru a le măsura gradul de implicare, dar și moralul, pentru a le asculta ideile și sugestiile. Dacă ții cont de pașii enumerați în articol, te vei asigura că sondajele pentru angajați nu vor avea rate scăzute de răspuns.