În întreaga lume, companiile sunt din ce în ce mai interesate de implementarea sondajelor privind pulsul echipei. Dar ce sunt mai exact aceste sondaje, ce beneficii îți pot aduce rezultatele lor? Ce trebuie să întrebi înainte de a începe sondajul și ce trebuie să faci ca un sondaj să aibă succes?
Sondajele privind pulsul angajaților sunt un fenoment relativ recent, care au captat atenția în ultimii 5 ani, atât al firmelor mari, cât și al celor mici, care își desfășoară activitatea într-o gamă largă de domenii.
Există un motiv pentru care sondajele privind pulsul angajaților sunt interesante pentru angajatori. Ele sunt extrem de eficiente și ajută la o mai bună organizare , dar cresc și rata de succes a companiei.
În acest articol , vei afla:
- Ce sunt sondajele privind pulsul angajaților;
- Istoricul sondajelor privind angajații;
- Beneficiile utilizării sondajelor privind pulsul angajaților;
- Întrebări frecvente despre sondajele privind pulsul angajaților;
- Întrebări care nu trebuie omise atunci când alegi o soluție pentru implementarea sondajelor privind pulsul angajaților;
- 7 pași pentru a avea un sondaj puls de succes.
Ușurința relativă a configurării, ratele rapide de răspuns și ciclurile rapide de feedback sunt beneficiile acestor sondaje. Dar mai întâi, să începem prin a înțelege ce sunt acestea.
Ce sunt sondajele privind pulsul angajaților?
Sondajele privind pulsul angajaților sunt un sistem rapid și foarte utilizat, care include întrebări complexe și este intenționat proiectat pentru a se putea răspunde săptămânal sau la un interval de câteva săptămâni. Acesta oferă și o perspectivă rapidă despre bunăstarea companiei, de unde și denumirea de “puls”.
Datorită tehnologiei, sondajul privind pulsului echipei se poate face mai în siguranță și mai facil pe internet, decât pe hârtie ori cu ajutorul unui soft de sondaj intern personalizat. Avantajul folosirii “cloud software” este acela de a fi îmbunătățit permanent, pentru că sunt situații în care pot apărea noi funcții în lunile ce vor urma după primele utilizări.
Istoria sondajului privind pulsul angajaților
Aceste sondaje sunt considerate destul de noi, ele apărând în cercurile de afaceri în urmă cu 5-8 ani. În comparație cu acestea, sondajele clasice pentru angajați sunt utilizate de aproximativ un secol. Primele sondaje pentru angajați purtau denumirea de “sondaje privind atitudinea angajaților” și au apărut în anii 1920 în companiile industriale unde se dorea eficientizarea la maxim a capitalului uman.
Creșterea interesului companiilor pentru instrumentele de măsurare cu privire la atitudinea angajaților a fost atribuită cercetărilor și observațiilor efectuate în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. Atunci, s-a urmărit măsurarea și reproducerea unor medii de lucru cu moral ridicat.
Beneficiile utilizării sondajelor privind pulsul echipei
Se cunosc deja multe dintre beneficiile sondajelor privind pulsul echipei, cele mai des întâlnite sunt: implicarea angajaților, îmbunătățirea culturii companiei, și așa mai departe. Beneficiile, în detaliu, le găsești mai jos:
Măsurarea aproape în timp real a împlicării și satisfacției angajaților
Primirea feedbackului atât de des, și atât de rapid înseamnă că există o perspectivă asupra moralului și satisfacției angajaților în timp real. Aceasta este diferența față de un sondaj care a colectat date de săptămâni întregi ori de luni de zile, iar rezultatele cuprind toată acea perioadă.
Creșterea implicării angajaților
Solicitarea feedback-ului angajaților în mod regulat va încuraja implicarea pozitivă a anagajaților în mersul companiei. Implicarea angajaților este un subiect important acum, pentru că cercetările arată clar că aduc beneficii uriașe organizaționale.
Studiile au arătat în mod repetat care sunt beneficiile implicării angajaților:
- Angajații implicați sunt mult mai productivi și își iau mai puțin timp liber;
- Angajații implicați fac clienții fericiți;
- Implicarea angajaților duce la o productivitate crescută;
- Angajații implicați au un nivel de performanță ridicat, pun pasiune și interes în munca lor, ceea ce conduce de multe ori spre inovație la locul de muncă;
- Angajații implicați scad semnificativ riscul scăderii cifrei de afaceri a companie;
- Companiile cu mai mulți angajați implicați tind să aibă o rată de profit mult mai mare.
Măsurarea implicării angajaților este o idee implementată de către multe companii de succes. Companii precum Apple, Etsy, Airbnb, Microsoft și Amazon folosesc sondajul privind pulsul angajaților pentru a măsura nivelurile de implicare din echipele lor.
Sondajele privind pulsurile cresc cresc pozitiv cultura companiei
O cultură organizațională prin care se solicită constant feedback-ul echipei crează angajați mai fericiți, mai implicați, care la rândul lor cresc pozitiv cultura companiei.
Mulți angajați susțin că un motiv pentru schimbarea locului de muncă este chiar cultura negativă, așadar există beneficii mari, dacă ne gândim la modul cum aceste chestionare aduc schimbări în cultura pozitivă a unei companii.
Încurajează angajații să se concentreze pe subiecte de actualitate
Studiile au demonstrat că dacă cineva a fost întrebat despre un anumit subiect în prima zi din săptămână și se crează un obicei din asta, atunci angajatul va fi mai conștient respectivul subiect în celelalte șase zile din săptămână.
De exemplu, poate ai pus o întrebare despre sondaj de fiecare dată despre serviciul pentru clienți; va dura câteva săptămâni până când angajații vor lua în considerare câteva soluții pentru îmbunătățirea acelor servicii ca urmare a acelor sondaje.
Întrebările repetitive de-a lungul unei perioade s-au dovedit a fi o metodă eficientă de a forma obiceiuri pozitive.
Sondajele privind pulsul angajaților oferă informații concludente despre motivație
Dacă vei pune întrebările corecte ai asigurarea că vei înțelege mai profund motivația angajaților – care este starea de spirit actuală și care sunt factorii motivaționali. Înarmat cu aceste informații, leadership-ul poate lucra la îmbunătățirea motivației echipei lor folosindu-se de aceste informații.
Sondajele permit analizarea îmbunătățirilor de-a lungul timpului
Majoritatea rapoartelor rezultate în urma sondajelor privind pulsul echipei sunt o formă de analiză statistică și grafică despre tendințe. Dacă ne uităm atent la modul în care răspunsurile au fost influențate de evenimentele interne majore sau minore, sau în timpul perioadelor de schimbare ajungem să avem o imagine clară despre motivația și moralul angajaților.
De exemplu, ai pus o întrebare despre condițiile fizice de muncă și apoi s-a renovat bucătăria firmei. Poți utiliza sondajele privind pulsul angajaților pentru a vedea care este efectul acestei renovări în timpul și după terminarea lucrărilor.
Amintește des că managementul apreciază feedback-ul angajaților
Solicitând frecvent feedback-ul angajaților arăți că prin acțiunile sale, companiei îi pasă de părerea angajaților.
Studiile au arătat că o mare parte dintre oameni apreciază liderii care solicită feedback și, procedând așa, generează empatie și fericire.
Sondajele privind pulsul echipei pot fi un instrument concludent în relația cu angajații
Pur și simplu solicitând feedback-ul angajaților, se vor îmbunătăți relațiile dintre angajați și conducere.
Relațiile cu angajații se îmbunătățesc dacă angajații știu că vocea le este ascultată și că au dreptul de a “vorbi”. Pentru multe companii, liderii consideră că sondajele puls sunt o modalitate de a începe conversațiile individuale cu angajații și cu echipele privind creșterea moralului.
Reducerea timpului de completare
Spre deosebire de sondajul anual tradițional privind angajații folosit de organizații, aceste sondaje puls sunt în așa fel construite încât să fie completate rapid, astfel se reduc costurile financiare și timpul pentru organizație. De exemplu, timpul de completare obișnuit pentru 6 întrebări pentru fiecare chestionar este de aproximativ 90 de secunde.
Dacă o organizație le cere angajaților să completeze astfel de sondaje o dată la două săptămâni înseamnă că fiecare angajat va petrece mai puțin de o oră pe an cu completarea lor.
Rată de răspuns mai mare în comparație cu sondajele anuale
Datorită simplității completării sondajelor privind pulsul echipei și a factorilor de timp menționați mai sus, multe companii au descoperit că au rate de răspuns mai mari la toți angajații sau la majoritatea dintre ei în comparație cu sondajul anual tradițional. O rată de răspuns de minim 80% poate fi considerat un rezultat bun.
Încurajarea comunicării deschise
Utilizarea unui sondaj privind pulsul angajaților ajută la crearea unui mediu propice comunicării deschise și încurajeză angajații să se simtă motivați să împărtășească sugestii, păreri și să facă recomandări care să ducă la îmbunătățirea mediului de lucru, deci a companiei în general.
Acest lucru ajută la clarificarea așteptărilor, crește schimbul de cunoștințe și creează un mediu propice inovării.
Susținerea fericirii angajaților
Se știe că oamenii sunt mai fericiți atunci când există posibilitatea sau mecanismul prin care să “vorbească”. Studiile au arătat că angajații mai fericiți sunt mai productivi, ceea ce înseamnă că firmele care au astfel de angajați o vor duce mai bine din punct de vedere financiar și moral.
Cercetările au arătat că angajații care s-au declarat fericiți în pozițiile lor sunt mai productivi cu 80%. În comparație, angajații care s-au declarat nefericiți au avut un procent de doar 40% productivitate din timpul muncii.
Sursă: American Business Magazine
Îmbunătățirea sănătății angajaților
Ca și în cazul productivității, studiile științifice au arătat că fericirea este direct legată de sănătatea angajaților. Drept urmare, nu este prea departe să presupunem că îmbunătățirea fericirii angajaților va avea efecte asupra sănătății psihice a angajaților.
De exemplu, un studiu din 2012, în jurnalul științific Applied Psychology, este cel mai cuprinzător rezumat de până acum al dovezilor care leagă fericirea de starea sănătății.
Un raport din 2012, care a luat în considerare 200 de studii, a găsit o legătură pozitivă între stările psihologice pozitive, cum ar fi fericirea, optimisul și satisfacția vieții și un risc scăzut al bolilor cardiovasculare
Sursă: Psychological Bulletin
Asigură colectarea detaliată a informațiilor
Cercetând fiecare răspuns al colegilor vei putea obține o perspectivă mai clară și o înțelegere mai bună a atitudinilor și implicării angajaților, ceea ce-ți va permite să evaluezi puctele tari și punctele slabe ale echipei.
Acestea sunt doar câteva dintre numeroasele avantaje fantastice ale adoptării unui sondaj privind pulsul echipei.
Întrebări frecvente despre sondajele privind pulsul angajaților
Desigur că mulți manageri au o listă de întrebări înainte de a trimite sondajele către angajați. Iată câteva dintre cele mai întâlnite întrebări.
Sondajele privind pulsul angajaților sunt concepute pentru a înlocui sondajele anuale tradiționale?
Nu neapărat – sondajele anuale tradiționale au adesea răspunsuri mult mai detaliate, dar tind să aibă și o rată de răspuns mai scăzută și să dureze mai mult, de aceea sunt mult mai scumpe.
Cum ar trebui folosite rezultatele sondajului?
Ar trebui să analizezi rezultatele și să cauți oportunități de acțiune; poți ridica orice problemă identificată, apoi poți discuta modalitățile de soluționare direct cu membrii echipei.
Ultimul lucru pe care vei vrea să-l faci este să nu faci nimic! Acest tip de sondaj are eficiență crescută doar atunci când managerii țin cont și întreprind acțiuni ca urmare a feedback-ul echipei.
Cât de frecvent să trimit un sondaj privind pulsul angajaților?
Recomandăm ca organizațiile să facă acest lucru săptămânal, cu toate acestea, înțelegem că unii pot gândi că este prea des. Astfel că, recomandăm ca sondajul să se facă cel puțin bilunar, dar nu mai frecvent de o dată pe săptămână.
La ce rată de răspuns trebuie să mă aștept?
De obicei, majoritatea sondajelor puls se bucură de o rată mare de răspuns de 90-100%. Totuși, acest lucru este diferit de la o situație la alta; deci, este nevoie să te asiguri că membrii echipei sunt puși la curent de această nouă abordare de comunicare.
Întrebări care nu trebuie omise atunci când alegi o soluție pentru implementarea sondajelor privind pulsul angajaților
Dacă ai luat decizia de trimite angajaților un sondaj puls în cadrul companiei tale, este minunat! Acum trebuie să iei în considerare ce furnizor de software vei alege.
Iată câteva întrebări de luat în considerare atunci când faci această alegere:
Se poate răspunde ușor pe mobil?
Este important ca platforma aleasă să permită participanților să răspundă pe telefon sau pe tabletă. În 2020, deseori vedem că dispozitivele mobile sunt de fapt mai utilizate decât laptopurile sau computer-ele pentru completarea sondajelor privind pulsul angajaților. Dacă sondajul nu este adaptat pentru telefon, aceasta poate duce la frustrarea angajaților și va genera rate mici de răspuns.
Cum vor fi puse răspunsurile: anonim, individual sau ambele?
Ideal ar fi să ai opțiunea de a le face pe ambele sau oricare dintre acestea. Deși anonimatul este excelent, eficient, multe companii consideră că pe măsură ce cultura organizațională se îmbunătățește, angajații vor completa cu ușurință și sinceritate chestionare identificabile.
Permit întrebări personalizate sau instrumentul de chestionare este “unic pentru toți”?
Vei dori să găsești un furnizor care să ofere o gamă largă de întrebări pentru a aduce valoare sondajului. Vor fi momente când vei dori să adresezi o întrebare personalizată, acest lucru ar trebui să fie permis fără costuri suplimentare sau configurări speciale.
Au rapoarte cuprinzătoare, dar ușor de înțeles?
Sondajele cel mai probabil vor fi ușor de completat de către angajați. Dar cum sunt rapoartele care trebuie înțelese și distribuite mai departe? Dacă sunt foarte tehnice sau dificil de evaluat, vei pierde timp și efort suplimentar pentru a încerca să le înțelegi.
Interfața este ușor de utilizat?
Vei dori să te asiguri că sondajul propriu-zis este foarte ușor de completat – dacă sondajul durează mai mult, din cauza unei interfețe confuze, acest lucru poate adauga costuri semnificative pentru personal pe parcursul unui an.
De exemplu, diferența dintre completarea unui sondaj de către 150 de angajați în 2 minute (totul va lua 5 ore) și 5 minute (7,5 ore în total). Timpul de completare va crește și se va reduce din timpul de muncă.
Datele colectate sunt în siguranță?
Majoritatea furnizorilor folosesc certificate de siguranță pentru a proteja datele și răspunsurile împotriva pierderilor de informații. Ce altceva mai face furnizorul pentru a proteja informațiile angajaților și răspunsurile acestora?
7 pași pentru a avea un sondaj puls de succes
Pentru un rezultat de succes îți recomandăm să folosești acești 7 pași în procesul de concepere și trimitere al sondajului privind pulsul echipei.
Alege întrebările pe care le vei adresa
Cei mai mulți furnizori oferă o bibliotecă prescrisă de întrebări, precum și capacitatea de a crea întrebări personalizate în funcție de cerințele companiei. Ar trebui să alegi între 4-10 întrebări ce acoperă un spectru larg de zone, cum ar fi: fericirea, motivarea, opinia despre management și volumul de muncă sau echilibrul între muncă și viața personală.
E nevoie să te asiguri că întrebările nu dețin în ele răspunsul și să nu fie vagi. Am constatat că mai mult de 10 întrebări generează oboseală și atunci angajatul ajunge să dea click pe următoarea întrebare sau să lase răspunsul care este cuprins în întrebare, ca o modalitate de a termina mai repede sondajul.
Informează-ți colegii despre sondaj
Dorești să reduci umirea sau panica pe care o vor avea angajații atunci când vor primi emailul nesolicitat cu un link către un sondaj puls de care nu au auzit niciodată. Trebuie așadar să îi pregătești, să îi anunți pe angajați despre sondaj, pentru a te asigura că vei avea o rată bună de răspuns. Pot fi anunțați prin email de către CEO sau în timpul unei întâlniri.
Trimite primul sondaj
Înainte de a da drumul primului sondaj, trebuie să ai în vedere frecvența cu care urmează să îl retrimiți, ziua și ora cea mai potrivită pentru a-l trimite. De exemplu, a întreba la începutul săptămânii s-ar putea să nu fie o idee bună, dar nici să îl trimiți în weekend. Cele mai multe companii au decis să îl trimită spre finalul săptămânii, pentru a putea înțelege care a fost starea de spirit a angaților de-a lungul întregii săptămâni.
Analizează răspunsurile
După finalizarea sondajului, fă un obicei din a examina în detaliu toate răspunsurile și căută zone comune de îngrijorare sau lucruri pozitive la care să reflectezi. Cel mai rău lucru pe care un manager îl poate face este să ignore rezultatele în întregime. În această situație, este mai bine să nu apelezi la un astfel de sondaj, decât să ceri angajaților să îl completeze și apoi să nu ții cont de opinia lor.
Distribuie rezultatele
Multe organizații dau rezultatele sondajelor întregii echipe, în timp ce altele împărtășesc rapoartele doar cu managerii direcți sau cu echipa de conducere. Este important să facem cunoscute răspunsurile bune, dar și pe cele rele. Deși trebuie să avem în vedere că toate feedback-urile sunt pozitive în intenția lor.
Ia măsuri!
Acesta este cel mai important pas. Dacă colectezi feedback-ul angajaților și nu faci nimic cu acesta, este cel mai rău lucru în comparație cu a nu cere opinia angajaților. Este foarte neplăcut și frustrant pentru un angajat care și-a petrecut timpul răspunzând la întrebări, și apoi să afle că de fapt nu s-a întâmplat nimic ca urmare a răspunsurilor sale. Acest lucru îi va face pe angajați să se simtă ignorați și neapreciați.
Revizuie și repetă!
Unul dintre cele mai importante lucruri legate de sondajele privind pulsul echipei este să continui să le faci. Trimite următorul chestionar și observă ce efect au avut acțiunile luate ca urmare a sondajului anterior.
În concluzie
Sondajul privind pulsul echipei permite organizațiilor să se bazeze pe angajați și să monitorizeze implicarea echipei fără costurile tradiționale sau efortul implicit. Companii din întreaga lume adoptă o atitudine mai deschisă în privința colectării feedback-ului angajaților într-un mod simplificat dar constant.
Principalele beneficii prezentate sunt:
- Măsurarea aproape în timp real a implicării și satisfacției angajaților;
- O mai mare implicare a angajaților;
- Sondajul privind pulsul angajaților crește cultura pozitivă a companiei;
- Încurajează angajații să se concentreze pe subiecte de actualitate;
- Sondajele privind pulsul angajaților oferă informații puternice despre motivație;
- Permit analizarea în timp a îmbunatățirilor;
- Reamintesc frecvent că managementul prețuiește feedback-ul angajaților;
- Sondajul privind pulsul angajaților poate fi un instrument puternic în relația cu angajații;
- Timp redus de completare;
- Rată de răspuns ridicată;
- Încurajează comunicarea deschisă;
- Duce la o mai bună implicare a angajaților;
- Încurajează fericirea angajaților;
- Îmbunatățește sănătatea angajaților;
- Oferă o colectare detaliată a informațiilor.
Pe lângă aceste caracteristici am mai răspuns la câteva întrebări frecvente, am sugerat câteva întrebări de luat în considerare atunci când alegem software-ul de sondare a pulsului angajaților și am parcurs șapte pași pentru a avea un sondaj de succes.