Pentru a obține cele mai bune rezultate de la chestionarele trimise angajaților tăi, trebuie să te asiguri că le faci o introducere eficientă și care să genereze interes. Dacă doar dai click pe butonul de trimitere, șansele de a obține răspunsurile dorite scad dramatic. Îți explicăm mai jos de ce.
Felicitări! Ai decis să trimiți chestionare recurente angajaților din compania ta pentru a lua pulsul echipelor: părerea lor despre cultura organizațională a companiei, cât de bine se simt în companie, personal și profesional și alți indici de feedback pe care îi urmărești. Știi bine că cele mai bune companii din toată lumea folosesc astfel de instrumente pentru a îmbunătăți nivelul de dedicare și angajament în echipele lor.
Primul obiectiv într-o campanie de chestionare este să ai o rată de răspuns cât mai bună, iar din experiența noastră chestionare scurte și medii sunt cele care performează cel mai bine.
Cea mai bună metodă de a convinge anagajații ă răspundă este să le dezvălui scopul pentru care a fost creat chestionarul și ce urmărești să obții cu el. Scenariul în care trimiți doar întrebările, fără nicio explicație, este cel pe care nu îl recomandăm în niciun context. Comunicarea internă eficientă este absolut vitală.
În acest articol, îți vom explica cum ar trebui să abordezi trimiterea chestionarelor către echipă.
Informează mai întâi echipa de management
Echipa de management este prima care trebuie să citească acest chestionar. Managerii sunt primii care vor primi întrebări și feedback din partea angajaților și este extrem de important ca aceștia să fie pregătiți și să înțeleagă obiectivele clare ale chestionarului.
Trebuie, de asemenea, să menționezi foarte precis cine va avea acces la rezultatele chestionarului și ce intenționezi să faci cu aceste rezultate. De asemenea, trebuie să existe o planificare concretă și un calendar al trimiterii chestionarelor.
Alege cea mai bună metodă de a le anunța
În cele mai multe organizații, e-mail-ul este prima opțiune atunci când vine vorba de a livra un chestionar, dar trebuie să știi că sunt o mulțime de alte canale pe care ai putea să le iei în considerare.
- Le poți aduce la ședintele recurente cu echipa.
- Poți face o notificare pe intranetul companiei.
- Le poți trimite pe chat-ul intern al companiei
- Le poți anunța verbal către membrii echipei.
Ar putea fi mult mai eficient chiar să îmbini mai multe dintre opțiunile de mai sus, pentru a te asigura că informația ajunge la cât mai mulți angajați.
Indiferent de modalitatea aleasă, există în continuare niște puncte cheie, pe care nu trebuie să le ratezi. Următoarea secțiune le explică în detaliu.
Fii atent la temerile angajaților
Înainte să inițiezi conversația cu unul dintre angajați, trebuie să anticipezi ce preocupări ar putea genera aceste chestionare. Introducerea unui chestionar ar trebui să răspundă la următoarele întrebări:
- Evaluarea mea va fi anonimă?
- Cine va vedea răspunsurile mele?
- Ce se va întâmpla cu evaluarea mea?
- Cu ce mă ajută pe mine?
La finalul articolului, vei descoperi câteva modele de e-mail-uri pe care le-am conceput ca un punct de plecare pentru tine.
Revino cu un reminder
Atâta vreme cât chestionarul rămâne deschis pentru răspunsuri, e indicat să revii către angajați cu un reminder asupra importanței pe care evaluarea lor o poate avea. Există o mulțime de soft-uri care au inclusiv funcția de a trimite reminder către cei care nu au completat într-un anumit interval de timp, dar o abordare cât mai umană și natural poate fi mult mai încurajatoare.
Comunicare după primirea răspunsurilor
Responsabilitatea ta nu se încheie odată cu primirea răspunsurilor. Este obligatoriu să revii cu mulțumiri către angajați pentru timpul dedicate și pentru suportul în atingerea obiectivelor.
De asemenea, trebuie să introduci deja câteva informații despre evoluția campaniei de chestionare și care sunt următorii pași.
Bună tuturor,
Mulțumiri celor 96% dintre angajați care au completat primul nostru chestionar cu privire la echipă. Feedback-ul este fantastic, cu o medie a scorului de fericire de 88%.
Sunt câteva statistici care nu au atins un procent foarte ridicat, dar urmează ca echipa de management să discute cum am putea îmbunătăți zona de parcare și sistemul de pontaj.
Estimăm ca aceste aspecte să înceapă să fie soluționate la începutul lunii aprilie. Între timp, vom reveni către voi cu acest chestionar la fiecare patru săptămâni și suntem foarte dornici să primim feedback-ul vostru de fiecare dată.
Mulțumiri din partea echipei de management.
Acest tip de e-mail evidențiază următoarele:
- Rata de participare.
- Starea general pozitivă a echipelor.
- Ce se va discuta referitor la rezultate.
- Când va fi următorul chestionar.
În definitiv, acest exemplu este unul foarte bun pentru un follow-up după primul chestionar trimis către angajații companiei.
Modele de e-mail-uri pentru a anunța chestionare recurente pentru angajați
Pentru a-ți oferi un punct de plecare în trimiterea chestionarelor, am conceput pentru tine câteva modele de e-mail-uri pe care le poți, bineînțeles, personaliza pentru nevoile specifice companiei tale.
Exemplu ton formal
Dragi colegi,
Cu toții ne dorim un loc de muncă unde cultura organizațională este minunată, iar membrii echipei să fie implicați 100%. Ne dorim să atingem acest punct, motiv pentru care demarăm o campanie de feedback, prin chestionarele efectuate de PulsulEchipei, furnizorul pe care l-am ales.
Marțea viitoare, în jurul orei 10:00, veți primi un e-mail cu subiectul „NUME COMPANIE vrea să știe feedback-ul tău”. Acest e-mail va include un link către 8 întrebări scurte. Va dura aproximativ două minute și este extrem de important pentru noi.
Toate răspunsurile sunt anonime, iar rezultatele finale vor fi analizate de echipele de management din fiecare regiune.
Obiectivul principal al acestui chestionar este de a afla părerea voastră cu privire la diferite aspecte ale job-ului vostru și de a înțelege nivelul de mulțumire al angajaților noștri.
După terminarea chestionarului, voi reveni cu un e-mail care va conține cele importante concluzii ce se regăsesc în raport.
Dacă există întrebări, vă rog să luați legătura cu managerul de departament.
Mulțumesc!
Exemplu succint
Bună tuturor,
Ne dorim să știm ce feedback ai pentru noi!
Începând cu această vineri, vom trimite către voi, la fiecare două săptămâni, un chestionar prin care luăm pulsul companiei și am aprecia enorm dacă ați dedica din timpul vostru completării acestuia.
Informațiile vor fi colectate de către un terț care ne va furniza rezultatele anonime. Acestea vor fi discutate într-o ședință cu echipa de manageri pentru a identifica nevoile și soluțiile.
Primul chestionar va fi trimis către voi pe 25 august 2020.
Sunt aici dacă există întrebări.
Toate cele bune!
Exemplu ton relaxat
Salutare,
Pentru că ești o parte extrem de importantă în NUME COMPANIE, te invităm să ne oferi feedback-u tău.
În acest sens, avem alături de noi un terț PulsulEchipei.ro care va trimite către voi niște chestionare foarte scurte și foarte simplu de completat pentru a lua pulsul companiei în fiecare zi de miercuri. Apreciem enorm răspunsul tău.
Datele colectate sunt anonime, iar rezultatele finale vor fi discutate într-o ședință cu membrii de board pentru a ajuta la planificarea următoarelor luni.
Vei primi, în curând, un e-mail de la PulsulEchipei.ro. Odată ce ai primit invitația, ai la dispoziție 24 de ore să răspunzi, așa că te rugăm să fii prompt.
Dacă există întrebări, mi le poți adresa mie sau departamentului de resurse umane. Dacă nu, chestionarul va ajunge în inbox-ul tău săptămâna viitoare!
Numai bine!
În concluzie
Dacă ai ales deja un furnizor care să te ajute cu implementarea chestionarelor, începe să construiești întrebările și dedică-ți suficient timp pentru a comunica într-un mod cât mai eficient aceste chestionare către companie.
Acționând așa, îți crește exponential rata de răspuns și nivelul de fericire al angajaților, care vor simți că sunt parte integrantă și importantă în companie.
Nu uita să revii cu e-mail și după ce primești răspunsurile și să arăți angajaților implicarea managerilor în soluționarea diferitelor cerințe și nevoie pe care echipele le au.